تمر تسوية المطالبات بعدة مراحل :

أولا: الإخطار بالحادث وتأييد المطالبة:
تنص الشروط العامة لمعظم وثائق تأمين الحريق علي التزام المؤمن له بالإخطار عن حادث الحريق فور وقوعه وذلك بأية وسيلة حتى تتاح لشركة التأمين الفرصة لإجراء المعاينة اللازمة والفحص قبل ضياع معالم الحادث وأيضاً يلتزم المؤمن له بتقديم كافة المستندات التي تؤيد مطالبته في خلال مدة محددة.

ثانياً: فحص المطالبة والمعاينة:
تهدف هذه المرحلة إلي مطابقة البيانات الواردة بالمطالبة مع البيانات الخاصة بالوثيقة للوقوف علي مدى صحة هذه البيانات والتأكد من أن وثيقة التأمين ما زالت سارية المفعول وقت حادث الحريق، وأن الخطر الذي نتج عنه الضرر خطر مغطي بمقتضي الوثيقة وذلك تمهيداً لوضع التقرير النهائي عن الحادث متضمنا التسوية النهائية للخسارة ومدى مسؤولية الشركة عنها في حالة وجود تغطيات أخرى.
ولتحقيق ذلك تقوم شركة التأمين بانتداب خبير معاينة وكذلك خبير تقدير الخسائر للتأكد من الحريق بالمعنى التأميني ولتقدير قيمة الخسائر، ويقوم الخبراء بتقديم تقرير مبدئي ثم تقرير نهائي.

ثالثاً: التسوية النهائية:
بعد إعداد التقرير النهائي عن الحادث متضمناً التسوية النهائية للخسارة ومدى مسؤولية الشركة عنها، يرسل هذا التقرير إلي المؤمن له ومرفق به خطاب يوقع عليه المؤمن له يفيد قبوله مبلغ التسوية المحدد كتعويض عن المطالبة، ثم تعتمده الشركة وتلتزم بسداد التعويض، فإذا ما تسلم المؤمن له التعويض يوقع على المخالصة النهائية وتبرأ ذمة الشركة تجاهه ويتم قفل ملف الحادث وحفظه.

ويجب علي الشركة مراعاة الآتي عند تسوية المطالبات:
• الكفاءة والسرعة في إتمام التسوية لإظهار كفاءة الشركة وجديتها ومدي اهتمامها.
• اللباقة وحسن التصرف مع العملاء.
• صرف التعويض بسرعة وبدون أبطاء حفاظاً علي علاقتها مع العملاء، بعد التأكد من كافة الاجراءات اللازمة وصحة المطالبة.