عند وصول الإخطار إلى الشركة تقوم فوراً بفتح ملف للحادث يثبت فيه جميع البيانات الخاصة بالحادث وشروط التأمين واتخاذ الإجراءات اللازمة منها انتداب من يلزم للمعاينة، وهو إما أن يكون:

أ‌- خبير المعاينات بالشركة:

وهو موظف بالشركة ويجب أن تتوافر فيه صفات معينة أهمها:

1- أن يكون على علم بشروط التأمين المختلفة والأخطار التي تغطيها كل منها

واستثناءاتها، وبذلك يعمل على بيان أسباب الخسائر ونتيجة كل منها.

2- أن يكون ذو صفات خاصة كقوة الملاحظة وقوة الشخصية والأمانة.

ب‌- مكاتب الخبرة المتخصصة في الكشف عن الأضرار:

وهي مكاتب مهمتها إجراء المعاينات وإثبات الأضرار ويُستعان بها للكشف عن الأضرار والخسائر الكبيرة والتي تحتاج لتقرير معاينة محايدة. وقد تكون هذه المكاتب موجودة في داخل البلاد أو الخارج. تحتاج بعض أنواع المعاينات إلى خبرة خاصة قد تكون غير متوفرة في معاين الشركة فيقوم بالاستعانة ببعض المهندسين أو الكيميائيين لإجراء المعاينة وتقدير الخسائر وأسبابها. وقد تُستخدم المختبرات لتحليل العينات المتضررة لغرض معرفة أسباب الضرر.